با توجه به اينکه سيستم مکانيزه صندوق تعاون اعتباري کارکنان، قابل نصب و بهره برداري در محيط هاي شبکه اينترنت و اينترانت سازمان ها مي باشد، فرم هاي مربوط به درخواست عضويت در صندوق و نيز فرمهاي مربوط به آشنايي با مقررات صندوق، و ساير فرم هاي عمومي سيستم مي تواند بدون نياز به عضويت در صندوق نيز براي کاربران شبکه که هنوز به صندوق نپيوسته باشند، در اختيار ايشان قرار گيرد.

  راهنماي استفاده از سيستم

کاربران سيستم در کليه فرمها و بخشهاي سيستم قادر خواهند بود با مراجعه به راهنماي استفاده از سيستم، چگونگي استفاده از اين بخش ها را مشاهده کرده و از تعاريف پايه سيستم مطلع شوند.

  پيام مدير سيستم

مدير سيستم از طريق درج پيام ويژه اي مي تواند به همه يا تعدادي از کاربران سيستم پيام هاي اختصاصي ارسال دارد. کاربر مورد نظر با ورود به کارتابل الکترونيک، اين پيام ها را نيز مشاهده خواهد نمود.

جستجو در ليست اعضاء صندوق

بخش جستجو در ليست اعضاء صندوق، از جمله امکانات اختصاصي لايه مديران صندوق و کاربر صندوقدار مي باشد. اين کاربران مي توانند با مراجعه به اين فرم و درج هرنوع اطلاعاتي که از کاربران مورد نظر دارند، کليه کاربران واجد شرايط تعيين شده را در سيستم جستجو نموده و مشخصات کامل هريک از کاربران مذکور را به همراه آرشيو کليه عمليات مالي صندوق در ارتباط با هر کاربر مشاهده نمايند.  

  مديريت کاربرها و سطوح دسترسی ایشان

مدير صندوق مي تواند کاربران سيستم را از انواع کاربران عادي (اعضاء صندوق) و مديران سيستم و صندوقدار سيستم تعريف کرده و اجازه دسترسي هر کاربر را به فرمهاي مختلف، تعيين يا محدود نمايد. همچنين در ويرايش مشخصات کاربران، فعال و يا غيرفعال نمودن کاربران، و ويرايش سطوح دسترسي ايشان از ديگر امکاناتي است که در اختيار مدير سيستم قرار داده شده است. اگر کاربري رمز عبور خود را فراموش نمايد، مدير سيستم مي تواند از طريق فرمي که در اختيار وي قرار گرفته است، رمز عبور آن کاربر را ويرايش نمايد. علاوه بر اينها، هر کاربر مي تواند به فرم ويرايش رمز عبور خود دسترسي داشته باشد. رمز عبور کاربران بصورت رمز نگاري شده در بانک اطلاعات حفظ شده و جوانب حفظ امنيت آن به خوبي در نظر گرفته شده است.

  عمليات صندوق

فرم هاي مختلف و متعددي در سيستم مکانيزه صندوق تعاون اعتبار کارکنان در نظر گرفته شده که بخشي از اين فرم ها، متضمن انجام مکانيزه عمليات صندوق مي باشند. از جمله اين فرم ها مي توان به عناوين زير اشاره نمود :

	تعريف اعضا صندوق : هر عضو صندوق لزوماً کاربر سيستم محسوب نمي گردد) ويرايش مشخصات اعضا (مشخصات فردي، نام، شماره پرسنلي، محل خدمت، ميزان سپرده ثابت ماهانه و ....
	واریز سپرده و برداشت اعضا : ثبت سپرده و برداشت هر عضو صندوق توسط صندوقدار
	واریز سپرده گروهی : ثبت سپرده گروهي از اعضاء به صورت دسته اي، جهت سهولت کار صندوقدار
	درخواست وام : ثبت درخواست هاي وام اعضاء صندوق
	پرداخت وام : ثبت موافقت هيات مديره صندوق با يکي از درخواستهاي اعضاء و پرداخت وام
	دریافت اقساط و جرایم : ثبت اقساط و جرايم ديرکرد اقساط که توسط صندوقدار دريافت مي گردد
	بازگشت (قسط / جریمه / مازاد بر قسط) : صندوقدار مي تواند در صورتيکه به هر دليل خطا يا نقصاني در ثبت اقساط و جرايم دريافتي صورت پذيرفته باشد، مراحل مربوط به آن را از طريق سيستم به عقب باز گرداند
	ثبت درآمد ها و هزینه های صندوق : ثبت درآمدها و هزينه هاي مستقيم صندوق
	ارسال پیام به اعضا : ارسال پيام مدير صندوق يا صندوقدار براي همه يا تعدادي خاص از اعضاء صندوق
	خروج از صندوق : اعضاء صندوق ممکن است در طول زمان از عضويت در صندوق تعاون اعتباري منصرف شده و بخواهند با دريافت کليه سپرده هايي که تا آن زمان به صندوق واريز نموده و تسويه کليه وام هاي دريافتي، نسبت به ترک عضويت صندوق اقدام نمايند
	عضویت مجدد : اعضايي که پيشتر از عضويت صندوق منصرف شده و آنرا ترک نموده اند ممکن است بعداً علاقمند شوند مجدداً به عضويت صندوق در آيند. با انتخاب اين گزينه از سيستم مکانيزه صندوق تعاون اعتباري کارکنان، عضو سابق صندوق با درنظر گرفتن کليه سوابق عضويت هاي قبلي به عضويت مجدد صندوق در آمده و عضو جديد تلقي نخواهد شد

  گزارش های سیستم

کليه عملياتي که براي مکانيزه نمودن يک سيستم صورت مي گيرد منتهي به تهيه گزارشات متعدد و مفيدي خواهد شد که مديران سيستم و سياستگذاران مجموعه را قادر به اتخاذ تصميمات درست و به موقع نمايد. از اينرو امکان تهيه گزارش ها بصورت آنلاين و نمايش آخرين اطلاعاتي که تا آن لحظه گردآوري شده است، مي تواند يکي از مزاياي عمده سيستم مکانيزه صندوق تعاون اعتباري به شمار آيد. از جمله گزارشاتي که هم اکنون در اين سيستم گنجانده شده مي توان به موارد زير اشاره نمود. گفتني است که بنا به خواسته هاي مشتري و اقتضائات هر صندوق تعاون، قابليت تعريف گزارشات ديگري نيز وجود خواهد داشت. علاوه بر اينها، کليه گزارشات سيستم قابليت ارسال خروجي به انواع چاپگر، ارسال خروجي به فرمت word و excel را نيز دارا مي باشند.
 

	فهرست جامع اعضاء صندوق
	فهرست جامع گيرندگان وام
	فهرست واجدين شرايط دريافت وام
	فهرست درخواست كنندگان وام
	گزارش عدم پرداخت سپرده اعضاء
	صورت سپرده و برداشت يك عضو
	عملكرد اختصاصي وام يك فرد
	آخرين وضعيت عمليات حساب اعضاء
	گزارش كليه عمليات مالي صندوق
	گزارش تاخير اقساط وام ه
	گزارش وام هاي ضروري جاري (در حال بازپرداخت)
	گزارش فهرست مالي سپرده هاي ماه جاري
	گزارش موجودي صندوق (طي دوره هاي مختلف)
	گزارش روند سالانه پس انداز اعضاء و پرداخت وام
	گزارش حساب كل درآمدها و هزينه هاي صندوق
	گزارش سود صندوق در سالهاي مختلف
	گزارش عملكرد ماهانه صندوق